Wir haben uns immer gedanken darum gemacht, wie wir Belege sicher vorhalten können und jede Änderung sinnvoll nachverfolgen können.
In der Vergangenheit probierten wir vieles aus. Darunter das exportieren der Belge in PDF-Dateien. Dies sorgte für Chaos und häufiger stimmten die Metadaten, wie zum Beispiel das Exportdatum nicht mehr überein. Es stand fest, es musste eine Belegarchivierung her.
Wir probierten einige Verwaltungen aus, auch auf Basis der JTL-Wawi. Einige waren sehr teuer und einige waren viel zu überladen.
Dabei waren unsere Anforderungen sehr simpel:
- Jede Änderung soll als eigene PDF-Datei gespeichert werden
- Das Datum des Exports soll festgehalten werden
- PDF-Dateien sollen sich direkt aus dem Programm exportieren lassen
- Belege sollen nach der Art kategorisiert werden
- Belege können kommentiert werden
Trotz der eher lockeren Anforderung haben wir keine Belegverwaltung gefunden.
Aus dem Grund haben wir eine Software entworfen und unsere Programme um Fluxel Scriptum erweitert.
Fluxel Scriptum kann genau das, was es soll; Belege aus der JTL-Wawi importieren und immer dann, wenn der Belegt angelegt und geändert wird.
Unsere Systeme-Abteilung hat schließlich die Integration vereinfacht, sodass nach der umfangreichen Beratung eine Installation keine 30 Minuten dauert.
